Digitale intake in de ggz: van aanmelding tot intakegesprek

Een digitale intake in de ggz is een intake die de cliënt na de aanmelding thuis doorloopt, in eigen tempo, vóór het intakegesprek. De behandelaar ontvangt hulpvraag, klachten, functioneren en achtergrond als gestructureerd overzicht. De diagnose, de zorgvraagtypering en elke beslissing over behandeling blijven bij de behandelaar of regiebehandelaar.

In het kort:

• De meeste wachttijd in de ggz zit vóór de intake. Juist daar helpt het als het verhaal van de cliënt er al ligt.
• Een digitale intake verzamelt en structureert. Ze beoordeelt niets en weegt geen risico's.
• Twee dingen regel je vóór de start: wat een cliënt ziet als het slechter gaat, en wie wanneer de antwoorden leest.

Wat is een digitale intake in de ggz?

Na de aanmelding of verwijzing krijgt de cliënt een uitnodiging. Thuis beantwoordt hij vragen over wat er speelt, hoe het gaat met werk, slaap en relaties, welke hulp hij eerder kreeg en wat hij hoopt te bereiken. De behandelaar leest dat overzicht vóór het intakegesprek.

Het helpt om scherp te hebben wat een digitale intake níét is:

• Geen ROM of vragenlijstset. Die levert scores op. Een intake levert het verhaal op, in de woorden van de cliënt.
• Geen e-health ter overbrugging. Dat zijn modules waarmee de cliënt tijdens het wachten aan de slag gaat. Een intake bereidt het eerste gesprek voor.
• Geen zorgvraagtypering. De HoNOS+ is geen zelfrapportage. De behandelaar scoort haar.
• Geen verslaglegging met AI. Een spraak-naar-tekst-assistent legt vast wat er ín het gesprek wordt gezegd.
• Geen crisisdienst.

Waar gaat het mis tussen aanmelding en intakegesprek?

De wachttijd zit vóór de intake. De treeknorm is een intakegesprek binnen vier weken na het eerste contact, zo staat in de Transparantieregeling van de NZa. Bij de laatste landelijke telling, op 1 oktober 2024, telde de NZa 108.878 wachtplekken. Daarvan waren er 72.443 voor een intake, en bij 67 procent duurde dat wachten langer dan vier weken. Het gaat om wachtplekken, niet om mensen: ongeveer één op de vijf wachtenden staat op meer dan één lijst.

Sinds 1 januari 2026 vraagt de NZa het aantal wachtenden niet meer uit. In haar factsheet van maart 2026 schrijft ze wel dat de gemiddelde aanmeldwachttijd in de gespecialiseerde ggz tussen de 12 en 18 weken ligt, zonder stijging. De wachttijd tussen intake en behandeling blijft net onder de norm van tien weken. De druk zit dus aan de voorkant.

De verwijsbrief is vaak dun. De NHG-richtlijn vraagt onder meer om reden van verwijzing, anamnese, comorbiditeit, suïcidaliteit en medicatie. Ontbreekt er iets, dan zeggen de Verwijsafspraken GGZ 2026: "Bij een onvolledige verwijzing moet de zorgaanbieder informatie opvragen bij de verwijzer." Die inspanning moet blijken uit het dossier.

De cliënt vertelt zijn verhaal steeds opnieuw. Aan de huisarts, aan de POH-GGZ, bij de aanmelding en weer in het intakegesprek.

De tijd van de behandelaar is schaars. In de laatste meting van Berenschot besteden zorgprofessionals in de langdurige zorg en de ggz gemiddeld 34 procent van hun tijd aan administratie, terwijl ze 23 procent acceptabel vinden. In de meting van 2019 gaven ggz-professionals nog 40 procent op.

Welke vormen van digitale intake zijn er?

Wat weten we uit onderzoek? Weinig, en dat hoort erbij gezegd. De enige Nederlandse gerandomiseerde studie, bij GGz Breburg met 200 cliënten, combineerde e-health rond de intake met ROM en training. Op de primaire uitkomst vond ze geen effect. Van de cliënten rondde 77 procent de eerste module af en 39 procent de tweede. Twee Australische studies, bij een telefonische triagelijn en op een spoedeisende hulp, vonden interviews die drie tot tien minuten korter duurden na een online zelfrapportage. Daar deed 39 tot 49 procent van de cliënten mee.

Er is geen Nederlands onderzoek dat laat zien dat een digitale intake de wachttijd verkort of de uitval verlaagt. Wie dat belooft, kan het niet onderbouwen.

Wat ziet de behandelaar vóór het intakegesprek?

Een goed overzicht volgt de vragen die de behandelaar anders zelf zou stellen:

• Hulpvraag. Bijvoorbeeld: somberheid en piekeren, sinds ongeveer vijf maanden.
• Functioneren. Werkt nog, concentratie en slaap staan onder druk.
• Achtergrond en eerdere zorg. Eerder zes gesprekken bij de POH-GGZ, twee jaar geleden.
• Aandachtspunten voor het gesprek. Steun thuis, alcoholgebruik, verwachtingen van de behandeling.

Net zo belangrijk is wat er níét in staat: geen diagnose, geen zorgvraagtype, geen risicoscore en geen behandeladvies. Het Landelijk Kwaliteitsstatuut GGZ legt de verantwoordelijkheid voor de diagnose bij de regiebehandelaar. Delen van het diagnostisch proces mogen door anderen worden gedaan, onder zijn verantwoordelijkheid. Over een digitale intake zegt het statuut niets. Wij lezen het zo: informatie verzamelen kan als voorbereiding, oordelen blijft bij de regiebehandelaar.

Wat als een cliënt in crisis is?

Een digitale intake is geen crisisdienst. De cliënt vult haar in op een moment dat niemand meekijkt, soms weken vóór het gesprek. Daar moet je ontwerp van uitgaan.

Wie is verantwoordelijk tijdens het wachten? Het Kwaliteitsstatuut is daar helder over: "Tot het moment dat de intake bij de regiebehandelaar heeft plaatsgevonden is de verwijzer de eerstverantwoordelijke voor de cliënt." De cliënt moet dat ook kunnen lezen. Vooraf, en op elk moment in de intake: gaat het slechter, neem dan contact op met je huisarts of de huisartsenpost. Bij levensgevaar bel je 112.

Verwijs naar 113 in de woorden van 113 zelf: "Denk jij aan zelfdoding? Bel 24/7 gratis en anoniem met 113 of chat op 113.nl."

Laat software geen risico inschatten. De Richtlijn Suïcidaliteit uit 2025 is duidelijk: "Gebruik geen risicotaxatieinstrumenten ter voorspelling van suïcide in de toekomst of om ernst te bepalen." Diagnostiek is werk van getrainde hulpverleners, in een gesprek.

Spreek af wie de antwoorden leest, en wanneer. De generieke module eHealth vraagt om afspraken over de reactietijd en over waarvoor een toepassing niet bedoeld is, met crisissituaties als voorbeeld. Een norm voor het opvolgen van antwoorden in een vragenlijst die niemand live volgt, hebben we niet gevonden. Juist daarom leg je het zelf vast. Vraag je naar gedachten aan zelfdoding, dan moet duidelijk zijn wie dat antwoord leest en binnen welke termijn. Kun je dat niet waarmaken, stel de vraag dan in het gesprek.

Welke privacy-eisen gelden?

Gegevens over mentale gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. De belangrijkste punten:

• Geen aparte toestemming nodig. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is verwerking die nodig is voor de behandeling al in de wet geregeld. Informeren moet wel.
• Beroepsgeheim vanaf de eerste vraag. Wat de cliënt invult, valt direct onder het beroepsgeheim. Het wordt onderdeel van het dossier zodra de behandelaar het als relevant vastlegt.
• Verwerkersovereenkomst en DPIA. De overeenkomst is verplicht. Een DPIA is verplicht bij grootschalige verwerking. De AP legt die grens voor de meeste zorgaanbieders bij meer dan 10.000 patiënten in één systeem. Zit je daaronder, dan ligt een DPIA bij deze gegevens en nieuwe technologie nog steeds voor de hand.
• NEN 7510. Jij moet als zorgaanbieder aantoonbaar volgens NEN 7510 werken. Een certificaat van je leverancier is niet wettelijk verplicht, maar maakt het aantonen eenvoudiger.
• Datalocatie. Geen wet eist opslag in Nederland. De AP beveelt wel aan om gezondheidsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te houden.
• EU AI Act. Sinds 2 augustus 2026 moet de leverancier zorgen dat de cliënt weet dat hij met een AI-systeem praat. De eisen voor hoog-risicosystemen gelden vanaf 2 december 2027. Of een toepassing daaronder valt, hangt af van het doel waarvoor ze bestemd is.

Hoe voer je een digitale intake in?

1. Kies de plek in de aanmeldroute. Na de controle van de verwijzing, vóór het intakegesprek.
2. Maak deelname vrijwillig. Houd het reguliere intakegesprek beschikbaar. Ga bij twijfel na of iemand zelfstandig kan invullen en laat zo nodig een naaste helpen.
3. Leg de crisisroute vast en test haar. Wat ziet de cliënt, wie leest de antwoorden, binnen welke termijn?
4. Regel de overdracht. Hoe komt het overzicht bij de behandelaar en in het dossier?
5. Meet wat het oplevert. De duur van het intakegesprek, het aandeel cliënten dat de intake afrondt, en de ervaring van cliënt en behandelaar. Zonder eigen cijfers weet je niet of het werkt.

Waar let je op bij het kiezen van software?

• Is de crisisverwijzing instelbaar op de route van jouw organisatie?
• Kan de cliënt zijn eigen antwoorden nalezen en aanpassen?
• Ziet de behandelaar het volledige gesprek achter het overzicht?
• Blijft de software weg van diagnose, risico-inschatting en behandeladvies?
• Wordt er getraind op cliëntgegevens? Het antwoord hoort nee te zijn.
• Werkt het zonder app of account, in gewone taal en in meerdere talen?
• Is er een koppeling met je EPD mogelijk?

Hoe Triagen dit doet

Triagen is intakesoftware voor de zorg. De cliënt doorloopt na de aanmelding een intake in de vorm van een gesprek in gewone taal, zonder app of account. De behandelaar krijgt vóór het intakegesprek één overzicht van hulpvraag, klachten, functioneren en achtergrond.

We nemen het gesprek niet over. We bereiden het voor. Triagen stelt geen diagnose en is geen crisisdienst. Bij acute nood verwijst de intake naar de crisisroute van je eigen organisatie. Hoe die verwijzing eruitziet, stemmen we bij de implementatie samen af. Deelname is vrijwillig. Triagen is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd, verwerkt gegevens in Nederland en traint geen modellen op cliëntgegevens.

Meer over de intake voor de ggz, over hoe wij AI gebruiken en over onze beveiliging.

Wil je zien wat een behandelaar ziet vóór het eerste gesprek? Vraag een demo aan.

Veelgestelde vragen

Vervangt een digitale intake het intakegesprek?

Nee. Een digitale intake bereidt het intakegesprek voor. De cliënt vertelt vooraf over zijn klachten, zijn functioneren, zijn achtergrond en zijn hulpvraag. De behandelaar leest dat overzicht en gebruikt het gesprek om te verdiepen en te toetsen. De diagnose en de keuze voor behandeling blijven bij de regiebehandelaar.

Stelt een digitale intake een diagnose of doet het de zorgvraagtypering?

Nee. Volgens het Landelijk Kwaliteitsstatuut GGZ is de regiebehandelaar verantwoordelijk voor het vaststellen van de diagnose. De HoNOS+ wordt gescoord door de behandelaar, op basis van informatie en klinische indruk, en de regiebehandelaar kiest het zorgvraagtype. Een digitale intake levert daarvoor informatie aan en geeft geen oordeel.

Wat gebeurt er als een cliënt in crisis is?

Een digitale intake is geen crisisdienst en wordt niet live gevolgd. De cliënt hoort daarom vooraf en tijdens de intake te zien waar hij terechtkan als het slechter gaat: de huisarts of huisartsenpost, 113 bij gedachten aan zelfdoding en 112 bij levensgevaar. Leg die route vast voordat je start.

Kan een cliënt kiezen voor een gewoon intakegesprek?

Ja, en dat hoort ook zo. De GGZ Standaarden zeggen over e-health dat je cliënten met onvoldoende vaardigheden niet uitsluit. Bied de digitale intake aan als voorbereiding en houd het reguliere intakegesprek beschikbaar voor wie niet digitaal wil of kan. Deelname is vrijwillig.

Verkort een digitale intake de wachtlijst?

Niet vanzelf. Er is geen Nederlands onderzoek dat aantoont dat een digitale intake de wachttijd verkort. Twee Australische studies vonden intakegesprekken die drie tot tien minuten korter duurden. Wat een digitale intake wel doet, is herhaalvragen weghalen en de behandelaar met een compleet beeld laten beginnen.

Voor welke cliënten is een digitale intake minder geschikt?

Voor cliënten in een acute crisis, met een taalbarrière, met beperkte lees- of digitale vaardigheden of met een licht verstandelijke beperking. De GGZ Standaarden adviseren om na te gaan of iemand zelfstandig kan invullen en zo nodig een naaste of de behandelaar te laten helpen.