Een digitale intake bij fysiotherapie is een intake die de patiënt vóór de eerste afspraak zelf doorloopt, op zijn eigen telefoon of computer. De fysiotherapeut ontvangt klacht, ontstaan, beloop, eerdere zorg en hulpvraag als gestructureerd overzicht. De screening, de anamnese en het onderzoek blijven van de fysiotherapeut.
In het kort:
- Een digitale intake is voorbereiding. De patiënt levert zijn verhaal aan, de fysiotherapeut controleert en verdiept het in het consult.
- Bijna alles wat de KNGF-richtlijn Dossiervoering in de fase aanmelding en intake vraagt, begint bij wat de patiënt vertelt. Een groot deel daarvan kan vooraf.
- Bij directe toegang blijft de conclusie pluis of niet-pluis altijd een oordeel van de fysiotherapeut.
Wat is een digitale intake bij fysiotherapie?
Bij een digitale intake beantwoordt de patiënt na het maken van de afspraak vragen over zijn klacht, thuis en in zijn eigen tempo. Je komt ook de termen online intake en pre-intake tegen. Ze betekenen hetzelfde: het verhaal ligt er al voordat het eerste consult begint.
Het helpt om scherp te hebben wat een digitale intake níét is:
- Geen aanmeldformulier. Dat verzamelt naam, geboortedatum en verzekering, en zegt niets over de klacht.
- Geen meetinstrument of PROM. Een vragenlijst als de NPRS of PSK levert een score op. Een intake levert een verhaal op.
- Geen online consult. Er is geen contact met de fysiotherapeut. De patiënt vult zelfstandig in.
- Geen verslaglegging met AI. Een spraak-naar-tekst-assistent legt vast wat er ín het consult wordt gezegd. Een digitale intake verandert waar het consult begint.
Waarom kost de intake zoveel van de eerste afspraak?
In de eerste afspraak komt alles samen: de screening bij directe toegang, de anamnese, het lichamelijk onderzoek, de eerste opzet van het behandelplan en het dossier.
De NZa legt geen duur vast voor een zitting. In het kostenonderzoek paramedische zorg reserveerden praktijken gemiddeld 36 minuten voor screening, intake en onderzoek, tegenover 28 minuten voor een reguliere zitting. Volgens de arbeidsvoorwaardenenquête van Fysiovakbond FDV werkt 74 procent van de fysiotherapeuten in loondienst met een rooster van 30 minuten en 23 procent met 25 minuten.
Een flink deel van die tijd gaat op aan vragen waarop de patiënt het antwoord allang weet. Waar zit de pijn? Sinds wanneer? Hoe is het begonnen? Wat heb je al geprobeerd? Wat wil je weer kunnen?
Die druk staat niet los van de rest van de sector. De NZa concludeerde in februari 2026 in haar marktonderzoek fysiotherapeutische zorg dat er sinds 2022 netto meer fysiotherapeuten stoppen dan erbij komen. Acute problemen met de toegankelijkheid ziet de NZa niet. Wel noemt ze de sector kwetsbaar. In dezelfde FDV-enquête zegt 70 procent van de werknemers in de eerstelijn serieus na te denken over vertrekken. Tijd in het consult is dus schaars, en wordt voorlopig niet ruimer.
Welke vormen van digitale intake zijn er?
Er zijn grofweg drie vormen. Ze verschillen vooral in wat de fysiotherapeut ervoor terugkrijgt.
| Formulier (pdf of webformulier) | Vaste vragenlijst via EPD of PGO | Adaptieve, conversationele intake | |
|---|---|---|---|
| Hoe het werkt | Iedereen krijgt dezelfde vragen, vaak met vrije tekst | Vaste set vragen, soms met eenvoudige vertakkingen | Een gesprek in gewone taal dat doorvraagt op de antwoorden |
| Vraagt door | Nee | Beperkt | Ja |
| Wat de fysiotherapeut ontvangt | Een ingevuld formulier dat je zelf leest en overneemt | Antwoorden per vraag, in of naast het dossier | Een overzicht per onderwerp, met het volledige gesprek erachter |
| Moeite voor de patiënt | Lage drempel, maar ook vragen die niet van toepassing zijn | Vergelijkbaar, lengte ligt vast | Alleen relevante vragen, vraagt wel lezen en typen |
| Meertalig en eenvoudige taal | Zelden | Verschilt per leverancier | Vaak wel, maar niet voor iedereen geschikt |
| Beperkingen | Geen structuur, overtypen, snel verouderd | Star, mist context en eigen woorden | Vraagt implementatie en afspraken over AI en privacy. Je blijft het overzicht controleren |
Wat weten we uit onderzoek? Een systematische review uit 2025 naar digitale anamnese vóór het consult omvat 19 studies en bijna 12.000 patiënten. De invultijd lag gemiddeld rond de tien minuten en de tevredenheid was consequent hoog. In een Nederlandse studie bij twee ziekenhuizen vulde 93 procent van 5.321 orthopediepatiënten de vragen in vóór het eerste consult. Auteurs van beide publicaties zijn verbonden aan een leverancier van zulke software. Dat is goed om te weten bij het lezen.
Over de tijdwinst in het consult is dezelfde review eerlijk: de resultaten zijn wisselend. Onderzoek dat specifiek voor fysiotherapie aantoont hoeveel minuten een digitale intake scheelt, is er niet. Wie je een vast aantal minuten per consult belooft, kan dat niet onderbouwen. Wat wel verandert, is waar het gesprek begint.
Wat vraagt de KNGF-richtlijn, en wat kan de patiënt vooraf aanleveren?
De KNGF-richtlijn Fysiotherapeutische dossiervoering 2019 beschrijft per fase welke gegevens minimaal in het dossier horen. Over een digitale intake zegt de richtlijn niets. Ze zegt wel iets dat ertoe doet: gegevens kunnen uit een andere bron komen, maar "de fysiotherapeut is te allen tijde verantwoordelijk voor de inhoud van het dossier".
De tabel laat zien wat de richtlijn vraagt in de fase aanmelding en intake. De laatste twee kolommen zijn onze lezing, niet die van het KNGF.
| Gegeven | Verplicht? | Kan de patiënt vooraf vertellen? | Blijft bij de fysiotherapeut |
|---|---|---|---|
| Naam, BSN, geboortedatum | Ja | Ja, via de aanmelding | Identiteit vaststellen |
| Hulpvraag | Ja | Ja, in eigen woorden | Aanscherpen in het gesprek |
| Functioneringsproblemen en beloop | Ja | Ja | Verdiepen en vertalen naar ICF |
| Medische gezondheidsdeterminanten | Ja, ook als ze ontbreken | Grotendeels: medicatie, aandoeningen, eerdere zorg | Verifiëren |
| Omgevings- en persoonlijke determinanten | Indien relevant | Ja | Wegen wat relevant is |
| Conclusie screening, pluis of niet-pluis (DTF) | Ja bij DTF | Nee | Altijd |
| Indicatie voor verder onderzoek (DTF) | Ja bij DTF | Nee | Altijd |
| Toestemming voor contact met de huisarts (DTF) | Ja bij DTF | Nee | Vragen en vastleggen |
De patiënt is dus de bron van het grootste deel van fase één. Dat verhaal kan er liggen voordat het consult begint. Alles wat een oordeel vraagt, blijft bij jou.
Mag een digitale intake bij directe toegang?
Ja, als voorbereiding. En dat gaat over de meeste nieuwe patiënten: volgens Nivel Zorgregistraties Eerste Lijn startte in 2024 74,3 procent van de nieuwe behandelepisodes zonder verwijzing.
De toelichting bij de KNGF-richtlijn omschrijft screening als "een proces waarbij de fysiotherapeut besluit of verder fysiotherapeutisch onderzoek geïndiceerd is". De fysiotherapeut is alert op rode vlaggen en noteert de conclusie: pluis of niet-pluis. Bij niet-pluis adviseert hij de patiënt contact op te nemen met de huisarts.
Dat oordeel kan geen patiënt en geen software overnemen. Een digitale intake beoordeelt dus geen rode vlaggen. Ze kan wel zorgen dat de antwoorden waarop jij je screening baseert al gestructureerd klaarstaan.
Twee praktische punten:
- De intake wordt niet live gevolgd. De patiënt vult haar soms dagen vóór de afspraak in. Zet daarom vooraf duidelijk in de uitnodiging dat iemand bij hevige of snel verergerende klachten contact opneemt met de huisarts.
- Declareren verandert niet. De NZa kent geen aparte prestatie voor een intake die de patiënt zelf invult. In de beleidsregel voor 2026 staat dat een digitale toepassing "op zichzelf meestal geen zorg" is en dat de kosten gelden als verwerkt in de tarieven. De prestaties screening, intake en onderzoek blijven handelingen van de fysiotherapeut. De declaratiecodes 1850, 1860, 1864 en 1870 blijven wat ze zijn.
Hoe voer je een digitale intake in?
- Kies het moment. Verstuur de uitnodiging direct na het inplannen van de eerste afspraak. Dan heeft de patiënt tijd en heb jij het overzicht op tijd.
- Bepaal wat je vooraf vraagt. Klacht, ontstaan, beloop, eerdere zorg, hulpvraag en relevante omstandigheden. Bewaar wat een gesprek nodig heeft voor het consult.
- Regel privacy vóór de start. Sluit een verwerkersovereenkomst, beoordeel of een DPIA nodig is en informeer patiënten over wat er met hun gegevens gebeurt.
- Houd de gewone route open. Wie niet digitaal wil of kan, doet de anamnese in het consult. In een Nederlands onderzoek onder fysiotherapiepatiënten vulden 15 van de 24 deelnemers een digitale vragenlijst zelfstandig in. Van de onervaren gebruikers waren dat er 2 van de 9.
- Meet wat het oplevert. Hoeveel patiënten vullen de intake in? Hoeveel minuten anamnese kost het eerste consult nu? Hoe ervaren patiënt en fysiotherapeut het? Zonder eigen cijfers weet je niet of het werkt.
Waar let je op bij het kiezen van software?
- Informatiebeveiliging. Jij moet als zorgaanbieder aantoonbaar volgens NEN 7510 werken. Dat volgt uit het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders. Een certificaat van je leverancier is niet wettelijk verplicht. Het maakt het aantonen wel een stuk eenvoudiger.
- Verwerkersovereenkomst. Verplicht onder de AVG, met afspraken over doel, duur en soort gegevens.
- DPIA. Verplicht bij grootschalige verwerking van gezondheidsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens legt die grens voor praktijken bij meer dan 10.000 patiënten in één systeem. Zit je daaronder, dan ligt een DPIA bij gezondheidsgegevens en nieuwe technologie nog steeds voor de hand.
- Waar staan de gegevens? Er is geen wet die opslag in Nederland eist. De AP beveelt in haar praktijkgids over gezondheidsgegevens in de cloud wel aan om gezondheidsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te houden.
- Wordt er getraind op patiëntdata? Het antwoord hoort nee te zijn.
- Weet de patiënt dat het AI is? Sinds 2 augustus 2026 verplicht de EU AI Act leveranciers om duidelijk te maken dat iemand met een AI-systeem praat.
- Wie heeft het laatste woord? De patiënt controleert zijn eigen antwoorden. De fysiotherapeut ziet het volledige gesprek en beslist wat in het dossier komt.
- Wat gebeurt er bij een antwoord dat op een rode vlag kan wijzen? Vraag het de leverancier letterlijk. Software hoort daar geen oordeel over te vellen.
- Past het in je werkwijze? Koppeling met je EPD, meerdere talen, geen app of account voor de patiënt.
Hoe Triagen dit doet
Triagen is intakesoftware voor de zorg. De patiënt doorloopt vóór de eerste afspraak een intake in de vorm van een gesprek in gewone taal, zonder app of account. De fysiotherapeut opent het consult met een overzicht. Bijvoorbeeld: pijn in de rechterschouder bij heffen, sinds zes weken, geleidelijk ontstaan na een verbouwing, huisarts bezocht, wil weer kunnen sporten en is onzeker over belasten.
We nemen het gesprek niet over. We bereiden het voor. Triagen stelt geen diagnose en doet geen screening. Triagen is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd, verwerkt gegevens in Nederland en traint geen modellen op patiëntdata.
Meer over de intake voor fysiotherapiepraktijken, over hoe wij AI gebruiken en over onze beveiliging.
Wil je zien wat een fysiotherapeut ziet vóór het eerste consult? Vraag een demo aan.
Veelgestelde vragen
Vervangt een digitale intake de anamnese?
Nee. Een digitale intake bereidt de anamnese voor. De patiënt vertelt vooraf zijn klacht, het ontstaan, het beloop en zijn hulpvraag. De fysiotherapeut controleert die informatie in het consult, vraagt door en onderzoekt. Volgens de KNGF-richtlijn Dossiervoering blijft de fysiotherapeut verantwoordelijk voor alles wat in het dossier komt.
Mag een digitale intake bij directe toegang fysiotherapie?
Ja, als voorbereiding. De screening bij directe toegang, met de conclusie pluis of niet-pluis, is een beoordeling van de fysiotherapeut en kan niet door de patiënt of door software worden gedaan. Een digitale intake kan wel zorgen dat de informatie voor die screening al gestructureerd klaarstaat.
Kun je een digitale intake declareren?
Nee, niet apart. De NZa kent geen prestatie voor een intake die de patiënt zelf invult. Digitale toepassingen ondersteunen de zorg en de kosten gelden als verwerkt in de tarieven. Aan de prestaties screening, intake en onderzoek verandert niets. Die blijven handelingen van de fysiotherapeut.
Hoe lang is een patiënt bezig met een digitale intake?
In onderzoek naar digitale anamnese vóór het consult ligt de invultijd gemiddeld rond de tien minuten. In een Nederlandse studie onder ruim 5.000 orthopediepatiënten was de mediaan 16 minuten en vulde 93 procent de vragen in vóór het eerste consult. De duur hangt af van de klacht en van het aantal vragen.
Wat als een patiënt niet digitaal vaardig is?
Houd altijd de gewone route open. In Nederland zijn 3 miljoen mensen van 16 tot en met 75 jaar laaggeletterd en heeft 84 procent ten minste digitale basisvaardigheden. Een deel van je patiënten heeft dus hulp nodig of doet de intake liever in het consult. Een digitale intake is een aanbod en geen voorwaarde.
Heb je toestemming van de patiënt nodig voor een digitale intake?
Nee. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is voor gegevensverwerking die nodig is voor de behandeling geen aparte toestemming vereist. Je moet de patiënt wel informeren over wat er met zijn gegevens gebeurt, en je hebt een verwerkersovereenkomst met de leverancier nodig.
